Communication électronique au bureau : mail, messagerie instantanée, comment s’organiser ?

Ce qu’il faut toujours avoir à l’esprit, c’est que notre usage des mails et autres messageries instantanées induit deux facteurs non négligeables à notre bien-être. Le premier facteur, c’est de ne pas laisser de répit à notre esprit. D’être en permanence sur le qui-vive de la réponse à faire. Le second facteur, c’est la consommation d’énergie induite par l’usage et de stockage des Ko et Mo de nos messages sur des serveurs et data center tout autour de la planète. La consommation numérique représente dans le monde 4% des émissions de gaz à effet de serre selon l’ADEME.

Alors, le bon usage de nos boites mails et messageries instantanées ne peut être que bénéfique à notre qualité de vie, non seulement à notre travail mais aussi plus largement pour la planète.

Savoir se déconnecter de nos mails pour mieux travailler.

Selon la loi de Carlson, les interruptions (comme répondre aux mails) dans notre travail prennent plus de temps à faire ledit travail. En clair, « Le Temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption ».

La première chose à faire est donc de consulter uniquement à des moments précis de la journée nos mails, par exemple 1 ou 2 fois par demi-journée et de fermer sa boite mail lorsque l’on est concentré sur son travail.

Être économe avec nos messages

Éviter de mettre toute l’entreprise en copie, inutile de transmettre des mails et les fichiers attachés à des personnes qui ne les liront jamais.

Utilisez les mails pour les échanges formels et importants, pour les échanges rapides privilégiez la messagerie instantanée ou le téléphone.

Faire court : des phrases courtes et être direct et concis. Mettre les points les plus importants en haut du mail et soigner l’objet du mail, là aussi pour être le plus clair possible.

Evitez d’envoyer un mail à la personne qui est au bureau qui est à côté du vôtre ! Levez-vous et privilégiez le contact ! C’est bon pour votre dos, c’est bon pour les relations sociales et c’est bon pour la planète !

Être efficace

Commencez par consulter les mails les plus récents, avec un peu de chance, toute une succession de mails accumulés dans votre boite de réception se règleront d’un seul coup.

Sur les messages simples que vous pouvez traiter en 2 ou 3 minutes, répondez-y tout de suite et enfin, ne laissez pas les mails « non lus » vous envahir : consultez, répondez ou archivez, supprimez. Alléger votre boite mail et votre charge mentale.

Organiser sa boite mail.

Plusieurs actions peuvent grandement vous aider au quotidien :

• Se désabonner des newsletters inutiles et privilégiez quand c’est possible des newsletters hebdomadaires plutôt que quotidiennes, il est rare qu’une information d’une newsletter soit réellement urgente.
• Organiser votre messagerie avec dossier par clients ou par mission, selon votre activité
• Créer un dossier spécifique pour les mails importants ou sensibles, ceux qui peuvent avoir une valeur « juridique » vis-à-vis d’un client de mauvaise foi par exemple ou de vos collègues qui sont importants.
• Nettoyer : supprimez toutes les semaines les mails inutiles, les mails qui n’ont plus aucune importance, les informations obsolètes. Faites le vide !

Le Chat, mais avec modération.

C’est un outil précieux pour le travail en équipe. Il permet d’échanger rapidement avec toute l’équipe. Mais pour autant, comme dit plus haut, si c’est juste pour dire un mot à un collègue à côté de vous …. Allez directement le voir, c’est mieux à tout point de vue.

Le Chat : un outil formidable en télétravail.

Le Chat trouve toute sa puissance et sa performance lorsque l’on travaille à distance. Cela permet d’être connecté de manière fluide et rapide à toute l’équipe. Mais comme pour le mail, il faut quand on travaille sur un dossier complexe savoir aussi le mettre de côté pendant une ou deux heures. Au final, vous aurez gagné du temps.

Dans tous les coworkings et bureaux partagés Imagin’Office, il y a du ultra haut débit pour que vous puissiez travailler avec le plus de fluidité, mais vous aurez compris, vous trouverez aussi dans nos bureaux des espaces communs pour vous détendre et nouer des liens avec vos voisins, et même dans certains espaces vous trouverez des lieux de repos pour vous isoler, pour rêver ou pourquoi pas avoir l’idée géniale qui va faire décoller encore plus vite votre business !